A ECD anual, parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), é uma obrigação exigida anualmente de determinadas empresas. Seu objetivo é unificar o envio de informações contábeis ao Fisco, promovendo maior transparência e controle por parte das autoridades fiscais. Neste artigo, vamos explicar como funciona a ECD anual e quem é obrigado a declarar.
A ECD anual (Escrituração Contábil Digital) é o processo em que as empresas devem enviar, de forma eletrônica, seus livros contábeis e demonstrações financeiras ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), atendendo às exigências da Receita Federal. Esta prática digital existe com o intuito de substituir a escrituração em papel, garantindo mais segurança e integridade das informações contábeis.
Funciona assim: organizam-se os dados de acordo com o plano de contas da empresa, seguindo as normas contábeis brasileiras. Após a validação por um software específico da Receita, o arquivo digital é assinado com certificado digital e transmitido ao SPED.
O envio é feito uma vez por ano, geralmente até o último dia útil de maio, referente ao exercício fiscal anterior. O não envio no prazo ou o envio com informações incorretas pode gerar multas e penalidades.
Para declarar a ECD, começamos primeiramente com a organização dos dados contábeis da empresa, incluindo todos os livros obrigatórios, como o Diário e o Razão. Esses dados precisam ser gerados em um arquivo digital utilizando um software contábil compatível com as exigências do SPED. Após a geração do arquivo, deve-se importá-lo para o Programa Validador e Assinador (PVA) da Receita Federal, que verifica a conformidade dos dados com as normas fiscais.
Uma vez que houve validação, é preciso assinar digitalmente o arquivo com um certificado válido (e-CNPJ ou e-CPF) tanto pelo responsável legal da empresa quanto pelo contador. Após a assinatura, o arquivo é transmitido eletronicamente por meio do próprio PVA para o ambiente do SPED.
Em seguida da transmissão, é fundamental acompanhar o status do envio para garantir a conclusão do processo sem erros ou pendências. Caso haja inconsistências, a empresa deverá corrigir e retransmitir o arquivo. Manter o recibo de entrega é igualmente importante para comprovação.
A ECD anual é obrigatória para algumas empresas, de acordo com o regime tributário e outras especificidades. Confira em seguida as principais empresas que devem fazer a ECD:
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